一、做好經驗準備
教研組長不僅是教研活動的組織者，同時是引領者，需要對教研活動內容有比較豐富的經驗和認識。教研組長需要梳理和反思自己對教研內容的已有經驗，也要在多個方面進行深入的了解。
比如，在開展“如何有效組織生活環節”方面的教研活動時，教研組長需要先梳理自己對生活環節的認識，如一日生活中有哪幾個生活環節、每個生活環節蘊含哪些教育價值、有效組織的標準是什么、有哪些方法和策略等。
同時，也需要梳理自身設計和組織教研活動的經驗。通過對教研內容相關經驗和教研活動設計與組織方面經驗的梳理和反思，教研組長可以提升自身的專業能力和教研能力。
教研組長需要了解教師教育實踐的實際情況、教師的經驗水平和需求，這樣設計和組織的教研活動會更加具有針對性。“現代培訓理論認為，教研培訓要想取得良好的效果，必須在教研培訓之前，對參與者進行教研培訓需求的調查，使教研具有針對性。”
對教師已有經驗的調查可以采用多種形式，如調查問卷、訪談、現場觀察等。在調查和了解的過程中，要關注不同年齡層次教師的經驗，如新教師、青年教師、骨干教師等。調查和訪談的內容要聚焦教研內容，以獲取有效信息，避免無效或者形式化的調查。
二、明確各項時間節點
教研組長需要確定教研活動的時間節點，以便做好教研計劃，有序推進教研活動，比如，各項準備工作的時間節點，單次教研活動的時間，以及持續跟進的時間等。
另外，還需要確定教研活動中每個環節的時間，如案例分享環節、研討環節、發言環節等分別用時多少，以便確定選擇幾個案例分享、進行幾輪研討和發言的人數等。
三、確定參與人員的分工
教研組長需要確定主持的人員、交流的人員、現場發言的人員，并需要與以上人員溝通交流，以確保教研活動的質量。需要確定現場記錄人員，以記錄教研活動的共識、教師存在的困惑。也需要確定教研成果梳理和落實的人員。另外，需要確定時間控制人員，避免教研活動冗長拖沓。
四、準備教研活動的材料
教研組長需要準備教研活動現場所需要的各項材料，如投影資料、觀摩資料、觀察資料、視頻資料、案例資料等。具體提供哪方面的材料，依據教研活動類型、內容和形式確定。
進班觀摩一日生活，需要提供班級一日生活作息表、各環節的計劃等方面的資料，便于教師整體了解班級一日生活的安排。如果是觀摩某一個環節，那么需要提供觀察記錄的表格、評價的量表等資料，便于教師有針對性、有目的地觀察和分析。視頻資料需要提供能夠表達相關問題解決策略的視頻，以及用于對比觀察和分析的視頻，如小、中、大不同年齡段的視頻，或者幼兒游戲行為變化的視頻等。
視頻資料的畫面和聲音應清晰，讓教師能夠看得清幼兒在做什么，聽得清幼兒說了什么。可以在視頻中加上文字說明，或者把幼兒的語言呈現在視頻中。
此外，還可以提供專業書籍、用于延伸和拓展需要的文章、公眾號，以及相關法律法規和文件等。
關于教研活動資料，要聚焦本次教研的內容做好篩選和甄別，避免“文不對題”。可以把相關資料發給教師提前了解和學習。另外，教研組長還需要依據教師的實踐經驗、認知水平和現狀等有針對性地做好資料準備，避免準備的資料讓教師覺得太淺顯，起不到引領和啟發作用，或者脫離現有保教實踐中遇到的問題范疇，沒有借鑒意義等。
五、準備適宜的場地環境
教研組長需要根據教研活動的內容確定教研場地。例如，進班觀察和觀摩的教研活動，需要落實好觀摩的班級，并考慮班級空間布局可以容納的觀摩人數;研討交流的教研活動，需要準備好交流、研討的會議室。
會議室的環境準備包含座位形式、物品擺放、環境創設等。如果需要教師分組研討，桌椅的擺放方式就要便于同組人圍坐在一起;如果需要教師記錄研討內容，就要提供便于教師書寫的桌子;如果需要使用 PPT，就要保證每位教師都能夠看到大屏幕，以及聽到每位參與發言教師的聲音。
以上主要針對的是在室內會議室開展教研活動需要做好的環境準備。如果開展沉浸式教研，那么需要到班級保教現場或者戶外活動場地，也需要考慮場地的適宜性、能夠容納的人數等。
教研活動除了以上的準備工作以外，還包含現場教研需要使用的電教設備，如話筒、音響、一體機、翻頁筆等。要提前調試好各項電教設備，包括視頻能否播放、大屏幕是否清晰、網絡是否順暢等。
